Controllo delle commesse in officina, prima che chiudano

Come si controlla una commessa mentre è in corso?

Con un numero aggiornato ogni settimana, la stima a finire: il costo già sostenuto più il costo che serve per finire. Il margine che conta è il prezzo meno quella stima, non il prezzo meno quello che hai speso fino a oggi. A metà lavoro una commessa sembra quasi sempre in regola, perché il grosso delle ore e dei terzisti deve ancora arrivare, e se guardi solo lo speso te ne accorgi quando la commessa è chiusa.

Un esempio con numeri tondi. Una commessa è venduta a 20.000 € e preventivata a 15.000 € di costo, con un margine del 25%. A metà lavoro hai speso 9.000 €, e il capo reparto stima che per finire servano altri 7.500 €. La stima a finire è 16.500 €, il margine previsto scende al 17,5%. Guardando lo speso, 9.000 € su 15.000, non avresti visto niente.

Una commessa da 20.000 € a metà lavoro

euro

Costo preventivato15.000Speso a metà lavoro9.000Stima a finire16.500Prezzo di vendita20.000

Il costo per finire non è il preventivo meno lo speso: quel conto ti restituisce sempre il preventivo, e la stima non si muove mai. Lo stima chi conosce il pezzo, fase per fase: quante ore servono ancora alla fresa, quanti pezzi restano da collaudare, quale trattamento deve ancora tornare dal terzista. È lo stesso presupposto che il principio contabile OIC 23, quello dei lavori in corso su ordinazione, chiede a chi misura l'avanzamento con le ore lavorate: previsioni attendibili e aggiornate delle ore e dei costi che mancano.

L'OIC 23 serve al bilancio, e lì lo applichi con il commercialista. I suoi due metodi per misurare l'avanzamento, il costo sostenuto e le ore lavorate, funzionano anche nel controllo di tutti i giorni. Con il primo l'avanzamento è il costo sostenuto diviso il costo totale stimato, con il secondo le ore lavorate divise le ore totali previste. Il principio dice che il secondo è il più adatto dove il lavoro pesa molto più dei materiali e le lavorazioni sono complesse. Se il costo delle tue commesse è fatto soprattutto di ore, è il tuo caso.

Questa guida è per chi lavora su disegno del cliente: meccanica conto terzi, carpenteria, costruzione di macchine e attrezzature. Se ripari veicoli, le commesse sono altre e anche il gestionale; lo trovi nella pagina sul software per officine.

Che cosa va rilevato, e quando?

Ore di lavoro e ore macchina, attrezzaggio, materiali, lavorazioni esterne, scarti, rilavorazioni e varianti del cliente: ogni costo va legato alla commessa nel momento in cui nasce, non quando arriva il documento che lo paga. Il momento giusto cambia da voce a voce.

Sui materiali la regola è quella che l'OIC 23 scrive per l'avanzamento: i materiali comprati per la commessa ma non ancora impiegati restano fuori, perché farebbero sembrare il lavoro più avanti di quanto è. Una barra in magazzino non è avanzamento; una barra tagliata per la commessa sì.

Le lavorazioni esterne vanno nella commessa quando escono, con il costo del preventivo del terzista, e la fattura poi lo corregge. Un trattamento termico o una zincatura che compaiono solo a fattura arrivano quando la commessa è già consegnata, e il margine del mese dopo paga un lavoro che non c'è più.

L'attrezzaggio separato è il dato che serve di più a chi fa i preventivi. Non dipende dal numero di pezzi: su un lotto da 20 pesa molto più che su uno da 500. Mescolato alla lavorazione, non si vede se una commessa perde per l'attrezzaggio o per il ciclo. Ogni ora, ogni prelievo e ogni DDT porta il codice della commessa: quello che non ce l'ha finisce nei costi generali, e il margine sembra migliore di quello che è.

Come si calcola il costo orario di una persona e di una macchina?

Si dividono i costi di un anno per le ore di lavoro di un anno normale, con due tariffe separate: una per la persona, una per la macchina. Le ore di una persona si valorizzano al suo costo aziendale, non alla paga: retribuzione lorda, contributi, TFR e ratei, divisi per le ore che passa davvero sulle commesse. Sono meno di quelle pagate, fra ferie, formazione, pulizie e attese. Le ore di una macchina si valorizzano ai suoi costi: ammortamento o leasing, manutenzione, energia, utensili e spazio, divisi per le ore in cui lavora.

Un esempio con numeri tondi, da rifare con i tuoi. Una persona che costa all'azienda 45.000 € l'anno e passa sulle commesse 1.500 ore costa 30 € l'ora. Un centro di lavoro che fra ammortamento, manutenzione, energia e utensili costa 40.000 € l'anno e lavora 2.000 ore costa 20 € l'ora. Se la persona segue due macchine nello stesso momento, le sue ore si dividono fra le due commesse, e quelle delle macchine si contano intere.

Poi ci sono i costi che non appartengono a nessuna commessa: ufficio tecnico, amministrazione, affitto, il capo reparto. Si ripartiscono con un criterio fisso, di solito per reparto o centro di costo. L'OIC 23 chiede di imputarli in base al livello ordinario dell'attività, ed è anche la scelta giusta per preventivare. Se dividi per le ore di un mese pieno la tariffa sembra bassa, se dividi per quelle di un mese vuoto sembra alta, e nessuna delle due ti dice a quanto vendere.

Il calcolo si fa una volta l'anno, con il commercialista o con chi segue il controllo di gestione, e si rifà quando entra una macchina nuova o cambia un contratto. Il margine di una commessa vale quanto la tariffa con cui valorizzi le sue ore: con il costo della sola paga, ogni commessa sembra guadagnare.

Ogni quanto si guarda, e quando si interviene?

Ogni settimana, sempre lo stesso giorno, e si interviene quando una commessa supera le soglie fissate prima. Le ore della settimana si chiudono il venerdì, e il capo reparto le confronta con le presenze; il lunedì, per ogni commessa aperta, si aggiornano il costo per finire e il margine previsto. La riunione dura mezz'ora e parla solo delle commesse fuori soglia. Le commesse lunghe o già in difficoltà si guardano anche ogni giorno.

Le soglie si fissano prima, per non discutere ogni volta se uno scostamento è grave. Queste sono di partenza.

Le risposte degli assistenti AI che abbiamo letto il 23 ottobre 2026 danno soglie quasi uguali a queste, e nessuna porta uno studio dietro. Prendile come regole da tarare: dopo due mesi, guarda quali allarmi hanno portato a una decisione e quali no, e sposta le soglie sulle tue commesse.

Quando una commessa entra in soglia le leve sono quattro: il ciclo (attrezzaggio, utensili, programma), i materiali (sfridi, fornitore), il prezzo (una variante da quotare al cliente) e la consegna. Un costo già sostenuto non torna indietro: puoi solo evitare che le fasi che mancano lo ripetano. Per questo conta vederlo il lunedì e non a fine mese.

Che cosa serve: carta, Excel, MES o gestionale?

Carta ed Excel bastano con poche commesse aperte e una persona che ricopia le ore ogni giorno. Oltre, la scelta dipende da quante commesse hai aperte insieme e da chi scrive le ore. Lo strumento conta meno del metodo: con un codice per commessa, le ore per fase e il venerdì chiuso, un foglio ordinato regge più di quanto si pensi; senza, nessun software dà il margine giusto.

Un ordine di grandezza a listino lo dà SYMESTIC, un MES in cloud. Il 23 ottobre 2026 costa 500 € al mese per una macchina nel piano Starter e da 10.200 € l'anno per cinque macchine nel piano Professional, con un contratto di 36 mesi. Se servono, i dispositivi che leggono i segnali delle macchine costano 450 o 550 € l'uno, una tantum. Tutti i prezzi sono IVA esclusa, con fatturazione annuale anticipata. I listini dei gestionali pronti e i segnali che dicono quando un foglio non basta più sono nella guida Excel o gestionale. Dove finisce il gestionale e dove comincia il MES è nella guida su ERP e MES.

Da noi valgono le soglie di ogni progetto su misura. Un primo modulo, per esempio le ore per commessa e fase dal reparto con il report del lunedì, parte da 10.000 € con 6-8 settimane di lavoro. Un gestionale essenziale, come quello per un'officina della guida sui costi, parte da circa 15.000 € con 2-3 mesi. Una piattaforma con più reparti e ruoli e le integrazioni con ERP e CRM parte da 45.000 €. Il massimo della forchetta è scritto nel contratto.

Come si comincia senza fermare l'officina?

Dalle commesse chiuse, prima che da un software. Si parte dal punto che oggi fa più male, e in un'officina quasi sempre è il preventivo che non torna.

1. Rifai il conto di cinque commesse chiuse: preventivo, ore, materiali, terzisti e prezzo finale. Guarda dove il preventivo ha sbagliato: di solito è sempre lo stesso punto.
2. Fissa i codici: un codice per commessa, poche fasi numerate, le causali di fermo e di scarto. Più sono, meno vengono compilate.
3. Calcola le tariffe orarie, delle persone e delle macchine, con le ore di un anno normale.
4. Prima di cambiare il modo di rilevare le ore, verifica con il consulente del lavoro che cosa chiede la legge per lo strumento che hai scelto, e spiega in reparto a che cosa servono i dati.
5. Parti con tre o quattro commesse in corso, con la carta tenuta di riserva per due settimane.
6. Il venerdì le ore chiuse, il lunedì la stima a finire e la riunione sulle commesse fuori soglia.
7. A commessa chiusa, il preventivo contro il consuntivo: la differenza corregge il preventivo successivo.

Il quarto passo ha una legge dietro: lo Statuto dei lavoratori, la legge 300 del 1970. Il suo articolo 4 dice che gli strumenti dai quali deriva anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori si installano solo con un accordo sindacale o, in mancanza, con l'autorizzazione dell'Ispettorato nazionale del lavoro. La regola non si applica agli strumenti che il lavoratore usa per rendere la prestazione e a quelli che registrano accessi e presenze. In tutti i casi il lavoratore va informato di come si usano gli strumenti e di come si fanno i controlli, nel rispetto del codice della privacy. In quale caso ricada un terminale o un'app per le ore lo dice il tuo consulente del lavoro: chiediglielo prima di comprare, non dopo.

Il resto lo decide il reparto. Le ore si segnano bene quando chi le segna vede che servono a preventivare meglio, non a controllare lui. Il settimo passo è quello che glielo mostra: il preventivo dopo è più giusto, e una commessa che perde si vede il lunedì, non a fine mese.

Un esempio: carpenteria di 25 persone, ore su carta

Una carpenteria metallica ha 25 addetti. Le ore di reparto si segnano su carta, e il consuntivo lo fa l'amministrazione a fine mese. Il 23 ottobre 2026 abbiamo chiesto a Google, a ChatGPT e a Perplexity come arrivare a sapere ogni settimana quanto si spende su ogni commessa. Google non dà nessun risultato organico, solo la panoramica AI e modelli Excel da scaricare; le risposte delle AI sì, e sul metodo sono d'accordo.

Dicono di portare le ore in digitale, per commessa e per fase, con un costo orario per reparto, e di caricare materiali e lavorazioni esterne dal DDT senza aspettare la fattura. Consigliano anche di chiudere le ore il venerdì e leggere il report il lunedì, e di provare su poche commesse prima di estendere. Sui costi restano vaghe: «pochi euro a utente al mese» per un'app delle ore, un tablet da 150 €, senza una fonte per nessuna delle due cifre. Nessuna, fra quelle che abbiamo letto, parla dell'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori; la modalità AI di Google si limita a consigliare di spiegare agli operai che non serve a sorvegliarli.

Da lì la strada che conviene è questa:

1. un tablet per reparto, taglio, saldatura, montaggio e verniciatura, o il telefono per chi monta fuori, con la commessa letta dal codice sulla bolla di lavoro;
2. le tariffe di reparto calcolate una volta, con il commercialista, e aggiornate ogni anno;
3. materiali e terzisti dal DDT, con il costo del preventivo finché non arriva la fattura;
4. il lunedì, per ogni commessa aperta, lo speso, il costo per finire e il margine previsto, accanto al preventivo.

Per un'app delle ore e un foglio ordinato basta un prodotto pronto. Il primo modulo su misura serve se le commesse hanno fasi, varianti e montaggi che un'app non segue. Con le ore dal reparto, i DDT e il report del lunedì collegati al gestionale contabile che avete, parte da 10.000 €. In un nostro progetto per un gruppo di consulenza la stessa struttura, commesse, ore inserite dallo smartphone e report per commessa, sta in un unico sistema al posto di email e fogli Excel. È il case study sulla pianificazione di risorse e commesse. Se ti basta un prodotto pronto te lo diciamo prima del preventivo, perché un software su misura che non serve non conviene a nessuno dei due.

Quando non serve un software nuovo?

Quando le commesse sono poche e brevi, di pochi giorni, e il titolare le vede tutte: allora un buon preventivo e il conto a commessa chiusa bastano, perché non c'è il tempo di correggere niente a metà. E quando il gestionale che hai ha già un modulo commesse con le ore per fase che nessuno usa: lì il lavoro è sul metodo, i codici, il venerdì chiuso, la riunione del lunedì, non su un altro programma.

Un software che raccoglie ore che nessuno guarda il lunedì non cambia il margine. Lo cambia la decisione presa il lunedì, sulla fase che manca.

Fonti e approfondimenti

• Fondazione OIC, «OIC 23 Lavori in corso su ordinazione», dicembre 2016, con gli emendamenti del 19 aprile 2023fondazioneoic.eu, consultato il 23 ottobre 2026
• Legge 20 maggio 1970, n. 300, articolo 4, «Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo»normattiva.it, consultato il 23 ottobre 2026
• SYMESTIC, «Prezzi»symestic.com, consultato il 23 ottobre 2026