Per essere vincente un progetto deve avere delle metriche misurabili
Numeri chiave
982 Commesse gestite
395 Clienti attivi
49k Ore pianificate annue
42 Professionisti
La sfida
Il punto di partenza
Gestire un gruppo di aziende che eroga servizi di auditing e certificazioni, come cybersecurity e compliance ISO, con professionisti sparsi sul territorio nazionale significa affrontare sfide strutturali e critiche: le informazioni mutano in fretta, i tempi di consuntivazione si dilatano e la visibilità sulle commesse è un lusso riservato a chi ha tempo di incrociare fogli Excel.
Il modello precedente funzionava ma con dei limiti: ogni professionista comunicava le proprie attività, i responsabili aggregavano i dati e impegnavano del tempo per renderli accessibili e condivisi. Le stime superavano i dati.
Il problema riscontrato
Il problema non era la mancanza di strumenti o di capacità, ma la mancanza di un unico canale pensato per come funziona davvero un gruppo di consulenza: con commesse trasversali, professionisti che lavorano su più clienti contemporaneamente, con possibilità di comunicare criticità e richieste istantaneamente e la necessità di isolare i dati per ruolo senza perdere la panoramica d'insieme.
Lo stack
Tecnologie utilizzate
1
Centralizzare la gestione delle commesse in un unico sistema
Eliminare la frammentazione tra email, fogli di calcolo e tool generici, dando a ogni professionista e responsabile un punto di accesso unificato a commesse, attività e comunicazioni.
2
Abilitare la consuntivazione in mobilità senza sacrificare il dettaglio
Permettere ai professionisti distribuiti sul territorio di registrare le proprie attività da qualsiasi dispositivo, con un'interfaccia Kanban giornaliera che riduce il tempo di compilazione da fine giornata a pochi secondi per voce.
3
Fornire reportistica strategica in tempo reale
Costruire un sistema di report dedicati: per commessa, professionista, cliente, timesheet o aggregati ma con lo scopo di darei ai responsabili una visibilità immediata su margini, avanzamento e allocazione delle risorse, senza dover "maneggiare" i dati.
4
Garantire sicurezza enterprise-grade per dati sensibili
Trattando anche servizi di cybersecurity e compliance, il sistema deve implementare connessioni sicure, autenticazione multi-fattore (MFA), isolamento dei componenti infrastrutturali e zero esposizione di dati verso l'esterno.
Caratteristiche sotto esame
Focus su funzionalità e soluzioni
Il punto d'ingresso
Dashboard Operativa
Offre una panoramica immediata su KPI e metriche: attività da fare, commesse aperte e clienti attuali. A colpo d'occhio anche le commesse in corso e le ultime comunicazioni da gestire.
Ogni utente vede solo i dati pertinenti al suo ruolo. Un professionista con cinque attività assegnategli vede quelle cinque, questa è una scelta progettuale per garantire il focus e minimizzare le derive operative.
Problema risolto: nessun responsabile deve più chiedere "a che punto siamo" la risposta è sullo schermo.
Cuore pulsante
Consuntivazione Kanban
La consuntivazione è essenziale. Invece di un classico foglio presenze, abbiamo progettato una vista Kanban multi-mese dove ogni giorno è una riga con un pulsante immediato "crea" per inserire rapidamente le ore lavorate. I filtri in alto permettono di evidenziare una commessa specifica, un periodo e una granularità fine.
Problema risolto: anche in mobilità i professionisti completano la consuntivazione in tempo reale e com pochi clic, non a fine mese da un recap approssimativo. I dati sono sempre aggiornati, non ci sono più stime.
La protezione in primis
Login sicuro e MFA
Per i contesti dove la sicurezza è critica, e nel mondo della consulenza cybersecurity lo è per definizione, la piattaforma integra nativamente l'autenticazione a due fattori basata su TOTP. L'utente scansiona un QR code con Google Authenticator, Authy o qualsiasi app compatibile, e inserisce il codice a 6 cifre per completare la configurazione.
Problema risolto: le commesse, i margini e le informazioni sui clienti sono protetti da un secondo livello di autenticazione conforme alle best practice di settore.
Un filo di connessione
Messaggistica per commessa
La comunicazione è contestuale: ogni messaggio è legato a una commessa o direttamente alla specifica attività. Il sistema mostra il nome dell'autore, la data e il tag della commessa associata, permettendone l'apertura.
Questo elimina il problema delle email o dei messaggi in chat che nel tempo si "slegano" alla commessa. Il professionista a Roma e il responsabile a Milano leggono lo stesso thread, nel medesimo contesto, senza ambiguità.
Problema risolto: la comunicazione non si disperde più tra canali generici ma raggiunge solo chi è coinvolto nella commessa.
Hai un progetto simile?
Gestire commesse, la pianificazione così come la consuntivazione di risorse distribuite e reportistica operativa richiede un sistema costruito sulle logiche reali del tuo business.
Domande Frequenti
