Quanto costa un software su misura

Quanto costa un software su misura, in cifre?

Le soglie d'ingresso sono tre: 10.000 € per un MVP, circa 15.000 € per un gestionale essenziale per un'officina e 45.000 € per una piattaforma Enterprise. Valgono per un software costruito sul tuo processo, con analisi, design, collaudo, messa in produzione e passaggio di consegne compresi.

Da quanto parte un software su misura

euro

MVP o primo modulo10.000Gestionale essenziale15.000Piattaforma Enterprise45.000

Un MVP (minimum viable product) è la prima versione di un software che risolve un problema solo, abbastanza bene da essere usata ogni giorno. Serve a verificare sul lavoro vero le scelte che altrimenti resterebbero ipotesi. Un progetto tipico dura in media circa quattro mesi, ma è una media storica e non una promessa: la stima vera esce dall'analisi.

Sono soglie d'ingresso, non un listino. Ti dicono subito se il tuo progetto sta nel nostro ordine di grandezza; il valore esatto arriva dopo l'analisi, dentro una forchetta.

Che cosa fa salire la cifra?

Il prezzo lo muovono sei fattori, non il numero di schermate: le integrazioni, l'intelligenza artificiale, la sicurezza e la conformità, i ruoli e i flussi, i dispositivi e la migrazione dei dati. Un preventivo serio li motiva uno per uno invece di sommarli a forfait.

Il primo sono le integrazioni con i sistemi che hai già. Quasi una PMI su due con almeno 10 addetti usa un gestionale ERP, il 48,8% nel 2025 secondo l'ISTAT, e un software su misura di solito si collega a quello invece di sostituirlo. Ogni collegamento costa in proporzione a quanto è documentato il sistema dall'altra parte: un'interfaccia moderna si collega in fretta, un vecchio gestionale senza interfacce chiede più lavoro.

Poi i componenti di intelligenza artificiale, come leggere documenti, smistare richieste o proporre risposte: costano lo sviluppo e poi l'uso dei modelli, che è un costo ricorrente e va stimato prima. Poi la sicurezza e la conformità: dati personali secondo il GDPR, tracciabilità delle operazioni, regole del tuo settore. Poi il numero di ruoli e di flussi, perché un software usato da due persone con un flusso solo è un altro progetto rispetto a uno usato da magazzino, amministrazione e commerciali, ognuno con i suoi permessi.

Poi i dispositivi. Una web app si apre dal browser su computer, tablet e telefono con un codice solo, e la progettiamo partendo dal telefono. Un'app da scaricare dagli store la sviluppiamo quando il caso d'uso lo richiede, e aggiunge al progetto le prove su iOS e Android e la pubblicazione sugli store.

L'ultimo è quello che nessuno mette in conto: la migrazione dei dati storici dai fogli Excel o dal vecchio gestionale, che vanno puliti, ricondotti a uno schema e verificati.

Quello che fa scendere la cifra è partire piccoli. Si rilascia per primo il punto che fa più male, e le priorità successive le decide l'uso reale, non un documento scritto mesi prima.

Perché in rete trovi prezzi così diversi?

Perché spesso misurano cose diverse: la configurazione di un prodotto che esiste già, una cifra senza analisi o collaudo, l'inizio di un lavoro a ore, il costo del lavoro di un altro mercato. Cercando questa risposta trovi soglie d'ingresso che vanno da poco più di mille euro a decine di migliaia, e le pagine estere arrivano a centinaia di migliaia di dollari. Non sbagliano per forza.

Un prezzo molto basso di solito è la configurazione di un prodotto che esiste già, con qualche modulo adattato, e va bene se il tuo processo somiglia a quello per cui il prodotto è nato. Altre volte la cifra non comprende l'analisi, il collaudo, la formazione o il passaggio di consegne, che arrivano dopo come voci a parte. Altre ancora è il punto di partenza di un lavoro a ore, e dice da dove si comincia, non dove si arriva. Le cifre estere, infine, riflettono il costo del lavoro di un altro mercato.

Due numeri si confrontano solo sapendo che cosa c'è dentro: le voci da cercare sono nell'ultima tabella di questa guida.

Un prodotto pronto costa meno?

Sul primo anno spesso sì, quando copre lavoro uguale a quello di tutti, come la contabilità o le paghe. Gli aggiornamenti per le regole nuove li fa il produttore e il costo si divide fra tanti clienti. Ma il conto cambia forma, non sparisce: un canone, spesso per utente e ogni anno, la configurazione, i moduli in più e la migrazione dei dati, come per il su misura. A questo si aggiunge quello che costa piegare al prodotto il modo in cui lavori, quando è proprio quello che ti distingue dai concorrenti.

Il confronto si fa sul costo di più anni, non sul primo preventivo. Spesso la risposta è tutte e due: il prodotto pronto per la parte uguale per tutti, il software su misura per il resto, collegato al primo. La domanda che decide fra le due strade, quando un software lo hai già, è nella guida al software legacy.

Perché non ti diamo un costo orario?

Perché non vendiamo ore: lavoriamo a progetto, sulla soluzione. Una tariffa oraria ti dice quanto costa un'ora, non quante ore serviranno, e il numero delle ore è proprio l'incognita di un progetto. Comprando ore, il rischio di quell'incognita resta a te.

Con un prezzo a progetto l'incognita la stimiamo noi, prima, e ne rispondiamo: l'analisi dei requisiti produce un perimetro, il perimetro una forchetta, e la forchetta ha un massimo scritto nel contratto. Le ore restano un problema nostro, e il timesheet lo ricevi solo se lo chiedi.

Chi paga se il costo supera la stima?

Dipende dal modello di prezzo: a ore paghi tu; a prezzo fisso senza perimetro scritto, spesso tu dopo una trattativa; con forchetta e massimo, il fornitore, se i requisiti non cambiano. È la differenza più grande fra due preventivi che sembrano uguali.

La media inganna. In uno studio su 1.471 progetti informatici pubblicato da Harvard Business Review, lo sforamento medio dei costi era del 27%, ma un progetto su sei sforava in media del 200%, con quasi il 70% di ritardo. Il rischio vero non è sforare un po': è finire in quella coda.

Per questo lavoriamo con forchetta e massimo. Se i requisiti iniziali non cambiano, il prezzo si ferma al massimo della forchetta e l'eccedenza la assorbiamo noi. Se cambiano, l'impatto su costi e tempi lo conosci prima di decidere, e niente viene sviluppato, né fatturato, senza la tua approvazione.

Come si paga, e quando il codice diventa tuo?

A milestone, e il codice diventa tuo una parte alla volta, a ogni milestone pagata. Un acconto alla firma, dal 25% per i clienti con cui lavoriamo da anni al 35% per i progetti più complessi. Poi pagamenti legati alle fasi, con sempre una milestone alla fine dello sviluppo, prima del collaudo. Infine il saldo, qualche giorno dopo la sessione di accettazione, per lasciarti il tempo di provare il rilascio.

Ogni milestone pagata ti trasferisce la proprietà della parte di progetto che copre. Non è un dettaglio. La legge sul diritto d'autore dà al datore di lavoro, salvo patto contrario, i diritti economici sul software scritto dai suoi dipendenti (articolo 12-bis della legge 633 del 1941). Quando il software lo scrive un fornitore, invece, che cosa passa a te lo stabilisce il contratto. Per questo la cessione è scritta nel contratto, con gli accessi ai repository e la documentazione delle API, e sul software che sviluppiamo per te non c'è nessun canone di licenza. Se un giorno cambi fornitore, il codice è già tuo.

Quanto costa dopo il rilascio?

Nel gestionale dell'officina dell'esempio più sotto, hosting, backup, aggiornamenti di sicurezza e piccoli interventi costano fra 1.500 e 2.500 € l'anno. Le voci sono tre, e conviene conoscerle prima di firmare: i costi ricorrenti, la garanzia e la manutenzione.

I costi ricorrenti sono tuoi: hosting, licenze di componenti di terze parti, uso dei modelli AI. Li dichiariamo nel preventivo e restano visibili durante l'esercizio, perché un software che costa troppo da tenere acceso è un investimento sbagliato anche se lo sviluppo era giusto.

La garanzia è compresa: un mese dopo il rilascio per i bug bloccanti e le attività minori.

La manutenzione è un contratto a parte, con tempi di intervento scritti, e solo se la vuoi. Molte guide consigliano di metterne in conto ogni anno una percentuale del costo di sviluppo, di solito fra il 15 e il 25%. Noi la stimiamo sul lavoro che il tuo software chiede davvero: gli aggiornamenti di sicurezza delle librerie, i cambiamenti dei servizi a cui è collegato, backup e monitoraggio, i piccoli interventi che prevedi di chiedere. Un progetto grande su un processo stabile può chiedere meno manutenzione di uno piccolo collegato a cinque servizi esterni che cambiano spesso: la percentuale fa pagare la grandezza del progetto, non il lavoro.

Un esempio: il gestionale di un'officina

Un'officina meccanica con sei persone rifà i preventivi a mano e tiene lo storico dei clienti fra schede di carta e memoria. Il primo rilascio costa circa 15.000 € e comprende le attività di analisi e le cerimonie del metodo, dalla pianificazione alle revisioni con il software in mano. Comprende anche il design dell'esperienza e dell'interfaccia, pensato prima per il telefono e il tablet, e l'accesso con login, profili e ruoli. Comprende infine l'anagrafica di clienti e veicoli, con la scheda dei lavori fatti su ogni cliente; ordini e preventivi, inviati al cliente per email e con un messaggio; la messa in produzione. Dall'inizio alla fine hai un responsabile che risponde a te. La fatturazione resta nel gestionale contabile che l'officina usa già, e il collegamento fra i due è il passo successivo, quotato a parte.

Dopo l'avvio, hosting, backup, aggiornamenti di sicurezza e piccoli interventi costano fra 1.500 e 2.500 € l'anno. Su tre anni, sviluppo e gestione insieme fanno fra circa 19.500 e 22.500 €, senza i moduli che aggiungerai dopo. È il numero da mettere accanto a quello che costerebbe un prodotto pronto nello stesso periodo. Che cosa può entrare dopo, modulo per modulo, è nella pagina del gestionale per officine e gommisti.

Se la tua officina lavora come tutte le altre, un gestionale per officine pronto costa meno, e te lo diciamo prima del preventivo. Il su misura conviene quando il prodotto pronto ti costringe a doppi inserimenti e a fogli di calcolo a margine, o quando il modo in cui lavori è un vantaggio da proteggere. Un gommista, per esempio, gestisce i depositi stagionali degli pneumatici, un'officina di biciclette componenti e cicli di manutenzione.

L'AI abbassa il costo del software?

In parte, e conviene sapere quale. Gli assistenti al codice e gli agenti ci rendono più veloci a scrivere e a provare il software, e le ore risparmiate non te le fatturiamo. Quello che l'AI non accorcia è il lavoro che decide se il software servirà: capire il tuo processo, scegliere che cosa fare per primo, provarlo con le tue persone, rispondere di quello che va in produzione.

Nelle mani di professionisti, l'AI rende il software più solido, perché il codice scritto con il suo aiuto lo rivede sempre una persona che ne risponde, e un modello non è mai l'ultimo controllo prima della produzione. Davanti a un prezzo che scende grazie all'AI, la domanda da fare è proprio questa: chi rivede quel codice, e chi ne risponde se sbaglia.

Come confronti due preventivi?

Mettili uno accanto all'altro e guarda che cosa è compreso ed escluso, se il prezzo ha un massimo scritto nel contratto, come si approvano le modifiche e che cosa è tuo a ogni pagamento. Poi quando il codice passa a te, i costi ricorrenti e nascosti, la garanzia, la manutenzione e che cosa ricevi se cambi fornitore. La voce che manca è quella che pagherai dopo.

Fonti e approfondimenti

• Bent Flyvbjerg e Alexander Budzier, «Why Your IT Project May Be Riskier than You Think», Harvard Business Review, settembre 2011arxiv.org, consultato il 22 ottobre 2026
• ISTAT, «Imprese e ICT, anno 2025», 15 dicembre 2025istat.it, consultato il 22 ottobre 2026
• Legge 22 aprile 1941, n. 633, sul diritto d'autore, articolo 12-bisnormattiva.it, consultato il 22 ottobre 2026