Quando coinvolgere una software house e che cosa portare al primo incontro

In che momento conviene coinvolgere una software house?

Quando un problema ti costa tempo o soldi ogni mese, e gli strumenti che hai, o che potresti comprare, lo risolvono solo con scappatoie. Da dove parti cambia il primo passo, non la regola.

Per ogni punto di partenza c'è una guida che ti aiuta a fare il passo prima di chiamare: da dove partire con l'AI se hai solo un'idea, Excel o gestionale se lavori con i fogli, come far verificare un prototipo fatto con l'AI se ne hai uno, come decidi fra su misura e standard se il gestionale non basta. Per il SaaS la risposta è più avanti.

Non serve arrivare con un progetto: serve un problema che sai descrivere, e di cui sai quanto ti costa. Il manuale dei servizi digitali del governo britannico chiede la stessa cosa prima di costruire qualunque servizio: trasformare la soluzione che hai in testa nel problema da risolvere, e capire quanto costa oggi quel problema.

Per un'azienda con almeno 10 persone, quindi, il punto di partenza è spesso un gestionale che c'è già. La domanda non è se avere un software, ma che cosa fare del lavoro che il gestionale non copre: a volte basta un modulo o un collegamento con un altro sistema, a volte serve un pezzo nuovo costruito accanto.

Quando non serve una software house?

Quando il lavoro è uguale in tante aziende, quando è un elenco o un'analisi da fare una volta, o quando lo strumento serve a te solo e perderlo non costerebbe niente.

Lo dicono anche Google e gli assistenti AI: alla domanda di un'azienda con 15 tecnici e circa 30.000 €, Perplexity e la modalità AI di Google suggerivano di provare prima un software pronto per gli interventi.

Se ti basta un prodotto pronto te lo diciamo prima del preventivo, anche quando è un prodotto che non facciamo noi. Vale anche per il resto: non costruiamo prima di aver validato il problema.

Quanto ti costa oggi il problema?

Si conta in una settimana normale: le ore spese a cercare informazioni, ricopiare dati e controllare errori, persona per persona; poi i rifacimenti, le scadenze mancate e il lavoro che rimandi perché non ci stai dietro. Portato a un anno, è la cifra con cui confrontare qualunque soluzione, pronta o su misura.

Un esempio con numeri inventati, da sostituire con i tuoi: tre persone che perdono cinque ore a settimana ciascuna fanno 15 ore; se un'ora di lavoro ti costa 30 €, sono 450 € a settimana, oltre 20.000 € l'anno su 46 settimane di lavoro. Il conto su tre anni, con licenze, manutenzione e il tempo per cambiare abitudini, è nella guida su misura o standard.

Prima di partire definiamo con te gli indicatori su cui misurare il risultato, a cominciare dal tempo recuperato. È il conto di questa sezione, scritto prima invece che dopo.

Che cosa preparare per il primo incontro?

Il lavoro di oggi, non le schermate di domani: che cosa non funziona e quanto costa, il percorso di una richiesta con le sue eccezioni, chi userà il software, con quali sistemi deve parlare, i fogli veri e un ordine di grandezza del budget.

Il budget non serve a farti alzare il prezzo: serve a scegliere la strada. Le nostre soglie sono 10.000 € per un MVP, circa 15.000 € per un gestionale essenziale per un'officina e 45.000 € per una piattaforma Enterprise: sono soglie d'ingresso, non un listino.

Sui disegni delle schermate Google e gli assistenti AI non sono d'accordo. La modalità AI di Google dice di non farli, o solo bozze, perché grafica ed esperienza d'uso spettano alla software house; ChatGPT li consiglia, anche su carta; Perplexity chiede schizzi di 5-8 schermate chiave. Gli schizzi vanno bene se ti aiutano a spiegarti; il disegno vero viene dopo l'analisi, quando si sa che cosa deve fare ogni schermata: è il lavoro di Design Strategy.

Da noi basta meno di questo elenco: nella call conoscitiva ci dici che cosa oggi ti costa più tempo, chi userà il software e con quali ruoli, con quali sistemi deve parlare, dove stanno oggi i dati. Le domande che servono le facciamo noi. Se senti più fornitori, manda a tutti lo stesso documento, così le risposte si confrontano: come confrontarle è nella guida sui costi, che cosa deve dire il contratto sul codice in quella sulla scelta del fornitore.

Serve uno studio di fattibilità prima del preventivo?

Per un progetto di media complessità no: basta l'analisi che porta al preventivo. Serve quando il progetto è complesso, i tempi sono stretti, o devi scegliere fra strade diverse prima di spendere: un prodotto pronto, il su misura, un collegamento fra sistemi.

Se lo chiedi a Google o a un assistente AI, ottieni risposte diverse, e nessuna cita una fonte per le cifre.

Risposte raccolte il 31 ottobre 2026 alla domanda di un'azienda con 15 tecnici e un budget di circa 30.000 €.

Da noi l'analisi che porta al preventivo è gratuita per un progetto di media complessità. Per un progetto complesso o con tempi stretti facciamo uno studio di fattibilità: dura da 1 a 2 settimane, costa fino a 2.500 € e, se firmi, si scala dal progetto. Comprende un incontro con chi decide, gli incontri con chi segue il processo, la lettura dei dati e un documento finale con la strada consigliata e il preventivo, con una forchetta e il massimo. Lo studio resta tuo anche se non firmi, e può concludere che non conviene costruire niente.

Il governo britannico chiama questa fase discovery: per i suoi servizi dura in genere da 4 a 8 settimane, non vi si costruisce niente e, scrive il manuale, fermarsi alla fine non è un fallimento se la ricerca dice che è la cosa migliore. Il nostro studio è più corto, ma la regola è la stessa: se la risposta è non costruire, hai speso poco per saperlo.

E se hai già un prototipo fatto con l'AI?

Portalo: mostra che cosa ti serve meglio di qualunque documento. Ma un prototipo che funziona non è un software pronto per il lavoro di tutti i giorni, e su questo le risposte di Google e degli assistenti AI concordano; la modalità AI di Google aggiunge che il suo codice probabilmente non verrà riusato.

Al primo incontro porta la demo, l'elenco di che cosa funziona e che cosa manca, e dove stanno i dati che ci hai messo. Il prototipo è il modo migliore di spiegarci che cosa ti serve; se diventa il software vero lo decide una verifica del codice. Da noi la verifica costa 2.500 € a prezzo fisso e dura una settimana; se poi ci affidi il lavoro, la scaliamo dal preventivo. Che cosa si guarda, e quanto costa sistemarlo o rifarlo, è nella guida sul prototipo fatto con l'AI.

Se il prodotto è il tuo SaaS, quando smetti di fare da solo?

Quando i clienti che pagano dipendono dal prodotto e ogni correzione ti toglie il tempo per venderlo. Gli altri segnali: un cliente chiede dove stanno i suoi dati e chi li può vedere, e non sai rispondere per iscritto; un rilascio lo sa fare una persona sola; ogni cliente nuovo vuol dire una copia o una modifica del codice.

L'ultimo è il più caro. Una piattaforma nata per un solo cliente e poi copiata a ogni nuovo contratto regge finché i clienti sono pochi; poi ogni correzione va ripetuta su ogni copia. Per questo un SaaS lo progettiamo multi-tenant, una sola installazione per tutti i clienti con i dati separati. Nella piattaforma di audit multi-tenant il primo MVP funzionante è arrivato fra sei e otto settimane, e la piattaforma intera, analisi e infrastruttura comprese, in circa quattro mesi.

Non serve consegnarci tutto il prodotto: prendiamo anche solo una parte, e il resto resta a te.

Un esempio: 15 tecnici e 30.000 €

Un'azienda di servizi con 15 tecnici riceve le richieste dei clienti per telefono e per email, assegna gli interventi su un foglio Excel e segue le scadenze a memoria. Il titolare ha un budget di circa 30.000 € e si chiede se è il momento di chiamare una software house. È il caso che abbiamo posto a Google e agli assistenti AI; i numeri del conto sono d'esempio.

Il primo passo è il conto. Se ogni tecnico perde mezz'ora al giorno fra telefonate per sapere dove andare e rapportini da ricopiare, su 220 giorni lavorativi sono 1.650 ore l'anno, quasi le 1.760 di un tecnico a tempo pieno, 8 ore per 220 giorni.

Il secondo è provare un software pronto per gli interventi, come suggerivano Perplexity e la modalità AI di Google, con una demo sui propri casi e non su quelli del venditore. Se copre il lavoro, ci si ferma lì: un caso in cui basta è nell'esempio dei 25 tecnici sul territorio.

Il terzo arriva se il prodotto lascia fuori proprio il punto che costa: per esempio un rapportino che deve seguire le verifiche previste dal contratto di ogni cliente e finire in fatturazione senza essere ricopiato. A quel punto il titolare chiama, con il problema in una pagina, il percorso di una richiesta con le eccezioni, i ruoli di ufficio e tecnici, il foglio Excel e il budget.

Con 30.000 € non si parte dal software intero: si parte dal punto che costa di più, e le priorità successive le decide l'uso. Da noi un MVP, una funzione sola in produzione e usata dalle tue persone, parte da 10.000 € e richiede 6-8 settimane; il resto del budget va alle parti che l'uso dimostra utili. La modalità AI di Google definiva 30.000 € una cifra «di mezzo», «potenzialmente risicata» per un software su misura da zero: lo è, se lo si vuole tutto e subito.

Fonti e approfondimenti

• GOV.UK Service Manual, «How the discovery phase works», aggiornata il 21 giugno 2021gov.uk, in inglese, consultato il 31 ottobre 2026
• ISTAT, «Imprese e ICT, anno 2025», 15 dicembre 2025istat.it, consultato il 23 ottobre 2026